"Wir wollen weg von unserem Mail-Anbieter." Diesen Satz hören wir regelmäßig. Manchmal ist der Provider zu teuer, manchmal zu unzuverlässig, manchmal gibt es Datenschutzbedenken (Stichwort: nicht-EU-Server). Was viele aber zögern lässt: die Angst vor Datenverlust und tagelangen Mail-Ausfällen.

Mit dem richtigen Vorgehen ist eine Mail-Migration weder dramatisch noch riskant. Hier unser Standardablauf.

Voraussetzungen klären

Bevor irgendetwas migriert wird, brauchen wir folgende Informationen vom bestehenden Anbieter:

  • Liste aller Postfächer mit aktuellen Größen
  • Mail-Aliase und Verteiler
  • Aktuelle DNS-Konfiguration (MX, SPF, DKIM, DMARC, ggf. Autodiscover)
  • Zugangsdaten zu DNS-Verwaltung und Mail-Administration
  • IMAP-Zugang mit App-Passwort oder OAuth, je nach Anbieter

Das klingt trivial, ist es aber nicht: oft kennen Kunden nicht alle Aliase oder es gibt Postfächer, von denen niemand mehr weiß. Hier lohnt sich Sorgfalt vor Eile.

Schritt 1: Postfächer beim neuen Anbieter anlegen

Auf dem neuen System legen wir alle Postfächer an, möglichst mit identischen Adressen wie vorher. Wo das nicht geht (z.B. weil eine Adresse beim alten Anbieter mit + Aliase nutzt), klären wir mit dem Kunden eine Lösung.

Wichtig: Mailgrößen-Limits am neuen System auf passende Werte einstellen. Wenn das alte System 50 GB Postfächer hatte und das neue auf 10 GB limitiert ist, gibt es beim Kopieren spannende Erlebnisse.

Schritt 2: IMAP-Sync laufen lassen

Hier kommt das wichtigste Werkzeug ins Spiel: imapsync (imapsync.lamiral.info). Ein Linux-Tool, das Postfächer von einem IMAP-Server zum anderen kopiert. Bidirektional, wiederholbar, mit voller Ordner-Struktur und Flags.

Ein typischer Aufruf sieht so aus:

imapsync \

  --host1 imap.alter-anbieter.de --user1 max@firma.de --password1 'XYZ' --ssl1 \   --host2 imap.neuer-anbieter.de --user2 max@firma.de --password2 'ABC' --ssl2 \   --automap \

  --syncinternaldates

Pro Postfach kann das je nach Größe einige Minuten bis Stunden dauern. Bei 50 GB-Archiven planen wir gerne eine Nacht ein.

Trick: Wir lassen den Sync drei Tage bevor der Cutover (DNS-Umschaltung) stattfindet, einmal komplett durchlaufen. So sehen wir frühzeitig, ob es Probleme gibt – und das spätere Delta-Sync am Cutover-Tag dauert nur noch Minuten.

Schritt 3: Mailclients vorbereiten (parallel)

Während im Hintergrund synchronisiert wird, stellen wir mit den Mitarbeitern parallel die Outlook-/Thunderbird-/Apple-Mail-Profile auf den neuen Server um. Aber noch nicht aktivieren – die alten Profile bleiben erstmal aktiv.

Bei Microsoft 365 oder Exchange machen wir das per Autodiscover und/oder vorbereitete Profil-Pakete, die sich beim Cutover automatisch aktivieren.

Schritt 4: TTL der DNS-Einträge senken

Etwa 48 Stunden vor dem geplanten Cutover senken wir die TTL des MX-Records auf 300 Sekunden (5 Minuten). Damit greift die DNS-Umstellung später schnell.

firma.de.   300   IN   MX   10   mail.alter-anbieter.de.

Schritt 5: Cutover

Am eigentlichen Migrationstag (oft ein Freitagabend oder Samstag früh):

1. Letzten Delta-Sync mit imapsync starten 2. MX-Record umschalten auf den neuen Server 3. SPF anpassen (neuer Sender hinzufügen, alten entfernen) 4. DKIM des neuen Anbieters einrichten, alten DKIM eine Weile parallel laufen lassen 5. Sobald MX umgeschaltet ist: beim alten Anbieter den Catch-All auf den neuen Server umleiten – falls noch verirrte Mails kommen 6. Mailclients der Mitarbeiter aktivieren bzw. neu starten

Die kritische Phase – zwischen DNS-Wechsel und Anpassung – dauert bei guter Planung weniger als 30 Minuten. Während dieser Zeit gehen Mails nicht verloren, sie werden nur kurz von beiden Servern angenommen oder mit Verzögerung zugestellt.

Schritt 6: Validierung

Nach dem Cutover prüfen wir:

  • Eingehende Mails kommen am neuen Server an? (Test-Mail von externer Adresse)
  • Ausgehende Mails authentifizieren korrekt? (mail-tester.com Score)
  • Aliase funktionieren alle?
  • Mailclients laufen bei allen Mitarbeitern?
  • Mobile Geräte (iOS/Android) bekommen die neuen Profile?

Schritt 7: Nachsorge

Etwa zwei Wochen nach dem Cutover:

  • TTL des MX-Records wieder auf normale Werte hochsetzen (3600 oder höher)
  • Alten Mail-Account kündigen, aber erst wenn klar ist, dass nichts mehr fehlt
  • Backup des alten Postfachs noch eine Weile aufbewahren – als Sicherheit

Wenn etwas schiefgeht

Murphy's Law gilt auch hier. Die häufigsten Probleme:

  • Mails landen am ersten Tag im Spam. Lösung: SPF/DKIM/DMARC nochmal prüfen, ggf. Reputation des neuen Servers warmlaufen lassen.
  • Outlook-Profile spinnen. Lösung: Profile komplett neu erstellen, OST-Datei löschen.
  • Verteiler funktionieren nicht. Lösung: meist sind es Anbieter-spezifische Eigenheiten – Kontaktgruppen statt Verteiler beim neuen Anbieter neu anlegen.
  • Kalender und Kontakte fehlen. Lösung: bei Migration zwischen Exchange-Welten meist über CSV-Export/Import oder spezielle Tools wie EWS-Migrate.

Realistische Zeitschätzung

Für einen mittelständischen Kunden mit etwa 30 Postfächern und 200 GB Maildaten planen wir:

  • Vorbereitung: 1 Tag
  • IMAP-Sync (im Hintergrund): 2–3 Tage
  • Cutover: Samstagvormittag, etwa 2–3 Stunden
  • Nachsorge: 1–2 Tage Begleitung in der Woche danach

Das alles ohne nennenswerte Downtime für die Mitarbeiter. Die merken am Montag meist nur, dass Outlook einmal neu konfiguriert wurde.

Fazit

Mail-Migrationen sind kein Hexenwerk – sie brauchen nur sorgfältige Planung. Wer das alleine machen will, kann das mit imapsync und etwas DNS-Wissen schaffen. Wer einen entspannten Wochenende möchte, übergibt das uns. Beides ist legitim.

Bei Bedarf an Mail-Migration: einfach melden. Wir machen einen Vorab-Check und sagen Ihnen ehrlich, was möglich ist.